Wachstumschancengesetz: Verpflichtende Einführung der E-Rechnung

Hintergrund:

Auf Grundlage der aktuellen Fassung der Mehrwertsteuersystemrichtlinie (MwStSystRL) ist in § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG) bislang der Vorrang der Papierrechnung vor der elektronischen Rechnung (E-Rechnung) geregelt. Ausstellung und Empfang einer E-Rechnung sind nur vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers möglich.

Im Rahmen der Initiative „VAT in the Digital Age“ (ViDA) der EU-Kommission ist die verpflichtende Verwendung der E-Rechnung die Vorstufe für die zu einem späteren Zeitpunkt einzuführende Verpflichtung zur transak­tionsbezogenen Meldung von Umsätzen im B2B-Bereich durch Unternehmer an ein bundeseinheitliches elektronisches System der Verwaltung (Meldesystem), das u. a. die bisherigen Zusammenfassenden Meldungen (ZM) ersetzen soll.

Die Europäische Union (EU) hat Deutschland ermächtigt, die Einführung der verpflichtenden elektronischen Rechnung auf nationaler Ebene auf den 1.1.2025 vorzuziehen. Auf EU-Ebene ist die Einführung für das Jahr 2028 geplant.

Was ändert sich?

In Umsetzung dieser Ermächtigung sind Unternehmer für ihre steuerbaren und steuerpflichtigen Umsätze zur Ausstellung einer E-Rechnung verpflichtet, wenn diese Umsätze an andere im Inland ansässige Unternehmer erbringen. Umsätze an ausländische Unternehmer und an Endverbraucher sind von dieser Verpflichtung nicht betroffen.

Zukünftig ist zwischen einer E-Rechnung und einer sonstigen Rechnung zu unterscheiden. Dazu wird die E-Rechnung neu definiert. Nur noch eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, das ihre elektronische Verarbeitung ermöglicht, gilt als elektronische Rechnung. Rechnungen, die in einem anderen elektronischen Format oder auf Papier übermittelt werden, werden unter dem neuen Begriff „sonstige Rechnung“ zusammengefasst. Eine per E-Mail versandte PDF-Rechnung gilt demnach nicht als E-Rechnung.

Was gilt als E-Rechnung?

Der Gesetzesentwurf sieht vor, dass die E-Rechnung der Norm CEN-Format EN 16931 entsprechen soll. Daneben soll es möglich sein, individuell ein anderes elektronisches Verfahren zu vereinbaren, sofern die vorgegebenen Daten extrahiert werden können.
Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat in einem Schreiben vom 2.10.2023 an die Verbände bestätigt, dass folgende Formate die Anforderungen des CEN-Formats EN 16931 erfüllen:

• Die XRechnung ist ein Format, das u. a. bereits im öffentlichen Auftragswesen zum Einsatz kommt.
• Das ZUGFeRD-Format ist eine Kombination aus PDF-Dokument und XML-Datei (ab Version 2.0.1).
• Andere Rechnungsformate, die nicht explizit in dem Schreiben genannt werden, können jedoch grundsätzlich die Anforderungen erfüllen.
• EDI-Verfahren in weiterentwickelter Form: Laut BMF wird aktuell an einer Lösung gearbeitet, die die Weiternutzung der EDI-Verfahren auch unter dem künftigen Rechtsrahmen so weit wie möglich sicherstellen soll. Dass mit der Einführung des transaktionsbezogenen Meldesystems an bestimmten EDI-Verfahren noch technische Anpassungen vorgenommen werden müssen, kann zum derzeitigen Zeitpunkt nicht gänzlich ausgeschlossen werden.

Persönlicher Anwendungsbereich – wer ist betroffen?

Die E-Rechnung betrifft nur Leistungen (Lieferungen und sonstige Leistungen) zwischen Unternehmern (B2B). Weiterhin müssen leistender Unternehmer und Leistungsempfänger im Inland ansässig sein. Eine umsatzsteuerliche Registrierung in Deutschland ohne gleichzeitige Ansässigkeit löst demnach keine Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung aus.

Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht?

Die Verpflichtung gilt grundsätzlich ab dem 1.1.2025, greift de facto aber erst später ab dem 1.1.2027:

• Für alle Unternehmen sind sonstige Rechnungen bis zum 31.12.2026 zulässig. Bis dahin ist die vorherige Zustimmung des Empfängers weiterhin erforderlich.
• Diese Übergangsregelung wird für kleinere Unternehmen bis zum 31.12.2027 erweitert. Kleinere Unternehmen sind Unternehmen mit einem Gesamtumsatz bis zu 800.000 € im vorangegangenen Kalenderjahr.
• Die Übermittlung über das jetzige EDI-Verfahren bleibt bis zum 31.12.2027 zulässig. Der Empfänger muss in diesem Fall zustimmen.
• Ausnahmen sind weiterhin für Kleinbetragsrechnungen und Fahrausweise zulässig. Aus Verein­fachungsgründen können Rechnungen für Beträge bis 250 € und Fahrausweise weiterhin in allen Formaten ausgestellt werden.

Wichtig zu erwähnen ist jedoch, dass Unternehmen bereits ab dem 1.1.2025 in der Lage sein müssen, die E-Rechnungen zu empfangen. An dieser Stelle gibt es bisher keine Übergangsregelungen.