Zuschüsse für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte

Veröffentlicht: 9. März 2022 aus Steuern & Wirschaft aktuell

Arbeitgeber können ihren Arbeitnehmern steuerbegünstigte Zuschüsse für die Fahrtkosten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte zahlen. Bei der Pkw-Nutzung ist die Höhe der steuerbegünstigten Zuschüsse von der Anzahl der durchgeführten Fahrten abhängig. Für deren Berechnung ergeben sich ab dem Jahr 2022 zwingend zu beachtende Änderungen.

Sofern ein Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer einen Firmenwagen zur Verfügung stellt, den dieser auch für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstelle nutzen darf, ist dafür ein geldwerter Vorteil zu versteuern. Die Ermittlung des Vorteils erfolgt entweder auf Basis der tatsächlich durchgeführten Einzelfahrten mit 0,002% des Bruttolistenpreises pro Tag oder monatlich pauschal mit 0,03% des Bruttolistenpreises, jeweils bezogen auf die Entfernungskilometer. Bei der Pauschalregelung werden 15 Arbeitstage pro Monat (0,002% x 15 = 0,03%) unterstellt.

Auch bei der Zuschussgewährung für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte konnten dieses 15 Arbeitstage bislang vereinfachend und ohne weitere Prüfung berücksichtigt werden (sog. 15-Tage-Regel). Der Arbeitgeber musste also keine Einzelfahrtabrechnung durchführen, die zu erheblichen Verwaltungsaufwand führen kann.

Im Hinblick auf die 15-Tage-Regel hat das Bundesfinanzministerium am 18.11.2021 eine wesentliche Änderung vorgenommen. Ab dem Veranlagungsjahr 2022 darf nicht mehr in jedem Fall ein pauschaler Ansatz von 15 Tagen pro Monat erfolgen. Vielmehr ist zu prognostizieren, an wie vielen Tage pro Woche der Arbeitnehmer typischerweise die erste Tätigkeitsstätte aufsuchen wird.

Diese Änderung hat nicht nur Auswirkungen für Arbeitnehmer, die in Teilzeit arbeiten, sondern auch für diejenigen, die zwar Vollzeit arbeiten, aber regelmäßig im Homeoffice bzw. mobil tätig werden. Verrichten sie ihre Arbeit z.B. nur an drei Tagen am Ort der ersten Tätigkeitsstätte, so dürfen bei der pauschalen Methode künftig nur 3/5 der maximal 15 Tage, also 9 Tage pro Monat angesetzt werden.

Wenn es eine einzelvertragliche Regelung oder eine Betriebsvereinbarung gibt, nach der ein Arbeitnehmer einen Anspruch von zwei Homeoffice-Tagen pro Woche hat, ist zu prüfen, ob er diesen Anspruch voraussichtlich auch nutzen wird. Dementsprechend ist dann der Pauschalansatz zeitanteilig zu kürzen. Dies ist bei der Ermittlung des Zuschusses zu berücksichtigen. Sollte sich im Nachhinein herausstellen, dass die Prognose unzutreffend war, ist lt. Finanzverwaltung keine Änderung der Lohnabrechnung vorzunehmen.

Im Falle der Steuerpauschalierung des Zuschusses mit 15% Lohnsteuer zuzüglich Solidaritätszuschlag und ggfs. Kirchensteuer entfällt beim Arbeitnehmer in Höhe des Zuschusses der Werbungskostenabzug. Die Pauschalsteuer kann auf den Arbeitnehmer abgewälzt werden. Wird der Zuschuss individuell versteuert, bleibt dem Arbeitnehmer der Werbungskostenabzug in voller Höhe erhalten.

Die Finanzverwaltung weist ausdrücklich darauf hin, dass die Pauschalversteuerung und die hierbei zugrunde gelegten Werte keine Bindungswirkung für das Veranlagungsverfahren des Arbeitnehmers haben. Dies führt zu steuerlichen Nachteilen, soweit der Steuerpauschalierung eine höhere Entfernungspauschale zu Grunde gelegt wurde, als der Arbeitnehmer tatsächlich als Werbungskosten geltend machen kann. Denn im Rahmen der Veranlagung wird der Zuschuss von den Werbungskosten abgezogen. Ein Überhang des Zuschusses über die Werbungskosten löst eine Nachversteuerung aus. Hierdurch kommt es zu einer Doppelbesteuerung, da die pauschale Lohnsteuer nicht auf die Einkommensteuer des Arbeitnehmers angerechnet werden kann.

Abschließend ist noch zu berücksichtigen, dass seit dem Veranlagungsjahr 2021 höhere Entfernungspauschalen ab dem 21. Entfernungskilometer gelten. Für die ersten 20 km sind weiterhin 0,30 € pro km anzusetzen. Der Kilometersatz erhöht sich für die Jahre 2021 – 2023 auf 0,35 € und in den Jahren 2024 – 2026 auf 0,38 € ab dem 21. Entfernungskilometer.

Beachte:

Ab dem Jahr 2022 ist bei der Berechnung des Zuschusses für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte im Falle des pauschalen Tagesansatzes eine Prognose der Fahrten durchzuführen und die pauschale Anzahl der Tage zu dokumentieren. Überhöhte Zuschüsse führen zu einer Doppelbesteuerung.