E-Rechnung: Was müssen Vermietungsunternehmen beachten?

Mit dem Wachstumschancengesetz sind die Regelungen zur Ausstellung von Rechnungen für nach dem 31.12.2024 ausgeführte Umsätze neu gefasst worden. Hierzu hat das Bundesfinanzministerium mit Schreiben vom 15.10.2024 Stellung genommen.

Rechnungen sind zukünftig elektronisch zu übermitteln (E-Rechnungen). Dies schließt den E-Mail-Versand ein. Darüber hinaus ist die Bereitstellung mittels elektronischer Schnittstelle oder als Download über ein Kundenportal möglich. Ab dem 1.1.2025 besteht kein Anspruch mehr darauf, von seinen Lieferanten Eingangsrechnungen in alternativen Formaten zur Verfügung gestellt zu bekommen (bspw. im PDF-Format). Unternehmen müssen somit ab dem 1.1.2025 E-Rechnungen empfangen können. Die Pflicht zur Empfangsbereitschaft von E-Rechnungen gilt ohne Übergangsfrist. Deshalb müssen auch Vermieter ab dem 1.1.2025 technisch darauf vorbereitet sein, E-Rechnungen zu empfangen.

Nach Auffassung der Finanzverwaltung wird zwar kein gesondertes E-Mail-Postfach für den Empfang der E-Rechnung benötigt, aus praktischen Gründen kann dies jedoch empfehlenswert sein. Zudem muss die Archivierung der E-Rechnungen im Sinne der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) gewährleistet werden.

Für Ausgangsrechnungen gelten hingegen Übergangsfristen. Die Pflicht zur Ausstellung und zum Versand von E-Rechnungen setzt für die meisten Unternehmen erst zum 1.1.2027 ein. Für Unternehmen, deren Umsätze 800.000 € im Vorjahr (und damit dem Jahr 2026) nicht überschritten haben, gilt eine verlängerte Übergangsfrist bis zum 1.1.2028.

Vermieter, die Immobilien steuerfrei vermieten (z. B.  Wohnungsvermietung), sind von der Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen ausgenommen. Jedoch ist zu beachten, dass sie trotzdem als umsatzsteuerlicher Unternehmer den Empfang von E-Rechnungen (z. B. von Handwerkern) gewährleisten müssen.

Sofern die Immobilie umsatzsteuerpflichtig vermietet wird und Dauerrechnungen ausgestellt werden, muss ab dem 1.1.2027 bzw. 1.1.2028 bei Neuvermietungen für den ersten Teilleistungszeitraum eine E-Rechnung ausgestellt werden. Das Gleiche gilt, wenn der Mietvertrag selbst als Rechnung anzusehen ist.

Für vor dem 1.1.2027 erteilte Dauerrechnungen, die keine E-Rechnungen sind, und als E-Rechnungen erteilte Dauerrechnungen bedarf es einer Aktualisierung immer erst dann, wenn sich Rechnungspflichtangaben (bspw. die Höhe der Miete) geändert haben. Dabei ist ein explizierter Hinweis auf das Vorliegen einer Dauerrechnung oder den zugrunde liegenden Vertrag, aus dem hervorgeht, dass es sich um eine Dauerrechnung handelt, anzufügen.

Auch Unternehmer mit Sitz im Ausland, die ein im Inland gelegenes Grundstück besitzen und steuerpflichtig vermieten, sind insoweit als im Inland ansässig zu behandeln und damit nach Ansicht der Finanzverwaltung zum Empfang und der späteren Ausstellung von E-Rechnungen verpflichtet.

Neben der jetzigen Empfangsbereitschaft ist vorgesehen, dass die E-Rechnungen im Rahmen eines noch einzuführenden gesetzlichen Meldesystems über E-Rechnungsplattformen zu übermitteln sind.