Ausstellungspflicht für E-Rechnungen ab dem 1.1.2027
Veröffentlicht: 29. Oktober 2026
aus
Rundschreiben Umsatzsteuer 2-2026
Von:
Karin Korte
Am 1.1.2027 endet die Übergangsfrist für die Ausstellung von E-Rechnungen. Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 € sind ab diesem Zeitpunkt verpflichtet, elektronische Rechnungen für inländische B2B-Umsätze auszustellen. Die verbleibende Übergangszeit sollte daher genutzt werden, um Prozesse und Infrastruktur den neuen Anforderungen anzupassen.
Ab dem 1.1.2027 müssen Unternehmer nicht nur mehr verpflichtend E-Rechnungen empfangen, sondern diese auch ausstellen können. Die Verpflichtung betrifft alle Unternehmer, die einen Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 € erzielt haben, und gilt für sämtliche Umsätze zwischen im Inland ansässigen Unternehmern. Ab dem 1.1.2028 gilt die E-Rechnungspflicht dann unabhängig von der Umsatzhöhe.
Als E-Rechnungen werden seit dem 1.1.2025 strukturierte elektronische Formate gemäß der europäischen Norm EN 16931 bezeichnet, die eine maschinelle Verarbeitung ermöglichen. Eine bloße elektronische Übermittlung erfüllt die Voraussetzungen einer E-Rechnung danach nicht mehr.
Besonders etabliert in Deutschland sind die EN-16931-konformen Formate XRechnung und ZUGFeRD. Die XRechnung besteht ausschließlich aus einem strukturierten XML-Datensatz und ermöglicht eine rein maschinelle Verarbeitung der Rechnungsdaten. ZUGFeRD hingegen kombiniert eine für Menschen lesbare PDF-Datei mit einem eingebetteten XML-Datensatz und ermöglicht somit eine sowohl maschinelle als auch visuelle Verarbeitung der Rechnungsdaten.
Wird nach Ablauf der Übergangsfrist trotz bestehender Verpflichtung lediglich eine Papier- oder PDF-Rechnung ausgestellt, liegt keine ordnungsgemäße E-Rechnung vor. Der Rechnungsempfänger kann die Rechnung zurückweisen und die Ausstellung einer E-Rechnung verlangen. In der Praxis kann dies zu verzögerten Freigabe- und Zahlungsprozessen sowie zusätzlichem Aufwand für die Berichtigung und erneute Übermittlung führen.
Unternehmen sollten die verbleibende Übergangsfrist nutzen und prüfen, ob vorhandene ERP-, Warenwirtschafts- und Buchhaltungssysteme die Erstellung und Verarbeitung strukturierter elektronischer Rechnungsdaten unterstützen. Darüber hinaus empfiehlt sich eine Überprüfung bestehender Freigabe-, Archivierungs- und Kontrollprozesse. Ausreichend Zeit für Tests und Prozessanpassungen sollte eingeplant werden.
EMPFEHLUNG
Insbesondere sollten die Erstellung, der Empfang, die Verarbeitung und die ordnungsgemäße Aufbewahrung strukturierter Rechnungsdaten sichergestellt sowie die Zuständigkeiten zwischen Buchhaltung, Einkauf, Vertrieb und IT innerhalb der verbleibenden Übergangszeit abgestimmt werden.
Unsere Autorinnen und Autoren des Beitrags beraten Sie gerne zu Ihren persönlichen Fragen.
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