Aktuelle FAQ zu E-Rechnungen: Neue Praxistipps und Klarstellungen

Die Einführung der verpflichtenden elektronischen Rechnung dient vorrangig dazu, die Digitalisierung der deutschen Wirtschaft zu fördern und Prozesse im Rechnungswesen durch den Verzicht auf die manuelle Datenerfassung erheblich zu vereinfachen. Durch diesen medienbruchfreien Austausch können Unternehmen Zeit und Kosten sparen, während gleichzeitig Fehler bei der Bearbeitung vermieden werden. Zudem bildet dieser digitale Standard die technische Grundlage für ein künftiges Meldesystem, das Rechnungsdaten zeitnah an die Finanzverwaltung übermittelt.

In Ergänzung zu den bisherigen Regelungen konkretisiert die Finanzverwaltung ihre Vorgaben und stellt Umsetzungshilfen u. a. in den folgenden Bereichen zur Verfügung:

• Barzahlungen: Auch bei alltäglichen Bargeschäften, wie einem Geschäftsessen oder dem Materialeinkauf im Baumarkt, müssen elektronische Rechnungen vorliegen, wenn der Rechnungsbetrag 250 € übersteigt. Möglich ist, dass zunächst vor Ort eine sonstige Rechnung (z. B. Kassenbeleg) erstellt wird, die durch eine E-Rechnung nachträglich berichtigt wird. Die E-Mail-Adresse des Rechnungsempfängers sollte dem Leistungserbringer hierzu entsprechend mitgeteilt werden.
• Kostenlose Lesehilfe: Um die strukturierten Datensätze der elektronischen Rechnungen in den Formaten XRechnung oder ZUGFeRD für das menschliche Auge einfach lesbar darzustellen, stellt die Finanzverwaltung ab sofort ein kostenfreies Programm über das ELSTER-Portal zur Verfügung. Dieser sog. E-Rechnungsviewer ist direkt unter der Internet­adresse www.e-rechnung.elster.de erreichbar.
• Digitale Einreichung beim Finanzamt: Wenn die Behörden Belege anfordern, können diese in Form von elektronischen Rechnungen künftig direkt über das Online-Portal der Finanzverwaltung hochgeladen werden.
• Verzicht auf Leitweg-Identifikationsnummern: Im normalen Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen werden keine sog. Leitweg-Identifikationsnummern benötigt. Diese spezielle Kennung ist nur dann zwingend erforderlich, wenn Sie Rechnungen an öffentliche Behörden stellen.

Viele wichtige Fragen werden in dem Fragen-und-Antworten-Katalog behandelt und beantwortet. Das vollständige Dokument finden Sie unter der folgenden Internetadresse: www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/FAQ/e-rechnung.html

Die neuen Klarstellungen und Anwendungshilfen zeigen insgesamt, dass die Finanzverwaltung bemüht ist, die technische Umstellung so praktikabel wie möglich zu gestalten.