Aufzeichnungspflicht für Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer

Unternehmer und Selbstständige sind gesetzlich verpflichtet, ihre Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer einzeln und getrennt von den anderen Betriebsausgaben aufzuzeichnen. Der Bundesfinanzhof entschied am 24.3.2026, dass diese Aufzeichnungen zeitnah und auch in Bagatellfällen erfolgen müssen. Unter „zeitnah“ versteht das Gericht eine Frist von zehn Tagen. Im Ausnahmefall ist eine Aufschiebung um einen Monat zulässig. Bei Unternehmern sind die Aufzeichnungen auf einem besonderen Konto im Rahmen der Buchführung vorzunehmen. Selbstständige, die ihren Gewinn durch Einnahmen-Überschussrechnung ermitteln, müssen sämtliche Aufwendungen für das Arbeitszimmer in einer besonderen Spalte der Ausgabenaufstellung vornehmen. Dabei genügt auch eine geordnete Sammlung der Belege, wenn unterjährig zusätzlich laufende, zeitnahe Eintragungen der Summen in die entsprechende Spalte des Journals vorgenommen werden. Erfolgen die Addition und Eintragung hingegen erst am Jahresende, wird der Abzug der Aufwendungen versagt.

Demgegenüber erkennt die Finanzverwaltung in ihrer Verwaltungsauffassung vom 15.8.2023 bislang auch Aufzeichnungen über Finanzierungsaufwendungen, verbrauchsabhängige Aufwendungen (z. B. Wasser und Energie) und Abschreibungen an, die zeitnah nach Ablauf des Jahres bzw. nach Eingang der Jahresabrechnungen vorgenommen werden. Ob die Finanzverwaltung das Urteil des Bundesfinanzhofs über den entschiedenen Einzelfall hinaus anwenden wird, bleibt abzuwarten.