Aktuelles zur steuerlichen Anerkennung von Bewirtungskosten

Angemessene Bewirtungskosten aus geschäftlichem Anlass sind nur dann als Betriebsausgaben abzugsfähig, wenn der Steuerpflichtige Ort, Tag, Teilnehmer, Anlass und Höhe der Aufwendungen schriftlich nachweist. Diese Angaben müssen zeitnah erfolgen. Üblicherweise wird dafür ein Eigenbeleg erstellt, der vom Steuerpflichtigen zu unterschreiben ist. Bei Bewirtungen in einem Restaurant muss zusätzlich die Rechnung des Bewirtungsbetriebs beigefügt werden. Auf dem Eigenbeleg genügen Angaben zu Anlass und Teilnehmern.

Das Bundesfinanzministerium hat am 19.11.2025 die Voraussetzungen für die steuerliche Anerkennung von Bewirtungskosten neu gefasst. Es berücksichtigt die Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung (E-Rechnung) zwischen inländischen Unternehmern ab dem 1.1.2025. Kleinbetragsrechnungen bis 250 € müssen den vollständigen Namen und die Anschrift des Bewirtungsbetriebs, das Ausstellungsdatum, die Art und den Umfang der Bewirtungsleistung, den Leistungszeitpunkt (Tag der Bewirtung) und den Rechnungsbetrag enthalten. Für Rechnungen mit einem Gesamtbetrag über 250 € ist zusätzlich die Angabe der Steuernummer oder der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Bewirtungsbetriebs, der fortlaufenden Rechnungsnummer und des Names des Bewirtenden (also des Leistungsempfängers) erforderlich. Verwendet der Bewirtungsbetrieb ein elektronisches Kassensystem, werden nur solche Rechnungen anerkannt, die maschinell erstellt, elektronisch aufgezeichnet und mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung abgesichert sind.

Neu ist, dass digitale oder digitalisierte Rechnungen und Eigenbelege zulässig sind, sofern sie elektronisch signiert, zeitlich protokolliert und eindeutig miteinander verknüpft werden. Ohne Zuordnung von Rechnung und Eigenbeleg entfällt der Betriebsausgabenabzug.

Der Steuerpflichtige trägt die Verantwortung für die lückenlose Dokumentation. Auch bei Auslandsbewirtungen gelten die neuen Anforderungen. Nur in klaren Ausnahmefällen wird eine nicht maschinelle Rechnung akzeptiert.