Entwurf eines zweiten Anwendungsschreibens zur E-Rechnung

Bereits seit Anfang 2025 wird die E-Rechnung in Deutschland schrittweise eingeführt. Ergänzend zum ersten Anwendungsschreiben vom 15.10.2024 legte das Bundesfinanzministerium am 25.6.2025 einen weiteren Entwurf zur Klärung von Anwendungsfragen im Zusammenhang mit der Einführung der E-Rechnung vor. Dieser Entwurf zu einem zweiten Anwendungsschreiben enthält Anpassungen zu den Vorgaben für die Ausstellungspflicht, zu den Anforderungen an die Ordnungsmäßigkeit einer E-Rechnung sowie zur Aufbewahrungspflicht. Darüber hinaus werden verschiedene Anwendungsfälle und Einzelfragen behandelt. Die folgenden Aspekte sind besonders hervorzuheben:

Eine zentrale Änderung ist die Streichung der Ausstellungspflicht von E-Rechnungen für Kleinunternehmer. Damit wird das Anwendungsschreiben an die gesetzlichen Änderungen ab dem 1.1.2025 angepasst.

Für Kleinbetragsrechnungen, Rechnungen von Kleinunternehmern und Fahrausweisen wird festgehalten, dass die Ausstellung und Übermittlung als E-Rechnung unter bestimmten Voraussetzungen auch ohne Zustimmung des Empfängers erfolgen können. Für die Übermittlung sonstiger Rechnungen in einem anderen elektronischen Format bleibt eine – ggf. konkludente – Zustimmung des Leistungsempfängers erforderlich.

Seit dem 1.1.2025 müssen E-Rechnungen einem strukturierten Rechnungsformat nach EN 16931 entsprechen. Zur Prüfung der Einhaltung dieser Anforderungen können geeignete Validierungsanwendungen genutzt werden. Angaben zu aus Sicht des Bundesfinanzministeriums geeigneter Software werden nicht gemacht.

E-Rechnungen, deren Format den Anforderungen nicht entspricht, gelten als sonstige Rechnungen. E-Rechnungen, die zwar formal korrekt sind, aber inhaltliche Fehler aufweisen, sind nicht ordnungsgemäß. Es wird empfohlen, in solchen Fällen eine Rechnungskorrektur vorzunehmen, um Unstimmigkeiten beim Vorsteuerabzug zu vermeiden.

Der neue Entwurf erläutert zudem die Anforderungen an Rechnungskorrekturen in der Bauwirtschaft. Solche Korrekturen sind notwendig, wenn sich Veränderungen im Leistungsumfang oder -gehalt, z. B. bei der Mengenermittlung, ergeben. Eine bloße Minderung der Bemessungsgrundlage, etwa durch Beanstandungen bei der Bauausführung, erfordert keine Rechnungskorrektur.

Weiterhin wird klargestellt, dass auch für E-Rechnungen eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren gilt. Falls Unterlagen aufgrund noch laufender Festsetzungsfristen weiterhin relevant sind, kann eine längere Aufbewahrungspflicht bestehen. Dabei ist sicherzustellen, dass der strukturierte Teil der E-Rechnung unverändert in seiner ursprünglichen Form gespeichert wird. Das Datenverarbeitungssystem zur Speicherung der E-Rechnung muss für umsatzsteuerliche Zwecke nicht zwingend den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung entsprechen, für andere Zwecke jedoch schon. Bei der Auswahl von Archivierungssystemen ist daher auf die Einhaltung dieser Grundsätze zu achten.