HLB E-Rechnungs-Fit: Prüfen, optimieren, bereit sein
Mit HLB E-Rechnungs-Fit prüfen und optimieren wir Ihre E-Rechnungslösung auf der Eingangs- wie auf der Ausgangsseite – strukturiert, praxisnah und effektiv. Wir analysieren dabei u. a., ob Ihre E-Rechnungen technisch wie steuerlich den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. So schaffen Sie Sicherheit für Ihr Unternehmen und vermeiden spätere Risiken.
Stückmann bietet Expertise und
begleitet Ihre internen Prozesse
Warum HLB E-Rechnungs-Fit?
Die E-Rechnung ist mehr als reine Technik. Fehler in der Datenstruktur, in den Geschäftsregel oder den Rechnungsinhalten können unangenehme Konsequenzen haben:
- Gefährdung des Vorsteuerabzugs bei Eingangsrechnungen
- Ablehnung von Ausgangsrechnungen durch Kunden
- Cashflow-Risiken durch Zahlungsverzögerungen
- Betriebsprüfungen führen zu unangenehmen Fragestellungen
Wir setzen mit HLB E-Rechnungs-Fit genau an der Schnittelle von Steuerrecht, Prozessen und IT an!
Die drei großen Stolpersteine der E-Rechnung
Mit einem Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 15.10.2025 hat die Finanzverwaltung drei Fehlerarten eingeführt: die Format-, die Geschäftsregel- sowie die Inhaltsfehler. Somit müssen E-Rechnungen nicht nur inhaltlich korrekt sein, sondern auch den technischen Anforderungen entsprechen.
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Formatfehler
Ein Formatfehler liegt immer dann vor, wenn eine E-Rechnung nicht den zulässigen Syntaxen bzw. deren technischen Vorgaben entspricht oder wenn sie keine richtige und vollständige Extraktion zulässt (Fälle des § 14 Abs. 1 Satz 6 Nr. 2 Umsatzsteuergesetz). Dies hat jeweils zur Folge, dass keine E-Rechnung vorliegt, sondern eine sonstige Rechnung, bei der nach der Übergangsfrist kein Vorsteuerabzug mehr möglich sein soll. -
Geschäftsregelfehler
Geschäftsregeln sind technische Vorschriften zur Überprüfung der logischen Abhängigkeiten der in einer E-Rechnung enthaltenen Informationen. Geschäftsregelfehler liegen dann vor, wenn die Rechnungsdatei gegen die für dieses E-Rechnungsformat gültigen Geschäftsregeln verstößt. So liegen bspw. Geschäftsregelfehler in den Fällen vor, in denen die Angabe im Pflichtfeld „BT-10 Buyer reference“ in einer XRechnung fehlt oder Angaben zueinander im Widerspruch stehen (z. B. Steuerbetrag stimmt rechnerisch nicht mit dem angegebenen Steuerbetrag überein). Diese Fehler können im Rahmen einer Validierung festgestellt werden. Zu differenzieren ist innerhalb dieser Fehlerart, dass es fehlende Informationen geben kann, die umsatzsteuerlich relevant sind oder nicht. Die umsatzsteuerlich relevanten Fehler sollen – analog zu den Formatfehlern – zum Ausschluss des Vorsteuerabzugs führen. -
Inhaltsfehler
Inhaltsfehler liegen bei einem Verstoß gegen die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben der §§ 14 Abs. 4 und 14a Umsatzsteuergesetz (UStG) vor – und verhindern den Vorsteuerabzug. Format- und Geschäftsregelfehler können im Rahmen einer Validierung oft entdeckt werden – Inhaltsfehler bleiben dagegen häufig unentdeckt, weil die Validierungsanwendungen die Regelungen aus dem UStG nicht kennen.
HLB E-Rechnungs-Fit OUT
Nicht jede E-Rechnungs-Software ist in der Lage, richtige E-Rechnungen zu erstellen. Fehler in der Datenstruktur führen zur Ablehnung der Rechnungen beim Kunden. Dabei erfahren Sie in der Regel nicht, worin genau der Fehler liegt. Die Lösungssuche ist schwierig, zeitaufwendig und mit administrativem Aufwand verbunden. Zudem bleibt die Zahlung seitens des Kunden aus, bis die Rechnung korrigiert wurde. Mit HLB E-Rechnungs-Fit OUT simulieren wir den Rechnungsprüfungsprozess bei Ihren Kunden. Dabei werden Fehler in der Datenstruktur erkannt und aufgedeckt.
Validierungsservice für sämtliche EN-16931-Formate:
- Batch-Validierung hoher Rechnungsvolumina und unterschiedlicher Formate
- Technischer Validierungsbericht zur EN-16931-Konformität
- Bereitstellung der umsatzsteuerlich relevanten E-Rechnungsdaten als zusätzliche Tabelle für inhaltliche Prüfung
- Kein Implementierungsaufwand, da prozessunabhängig
Optional:
- Tiefer gehende Fehleranalyse der XML-Dateien und verständliche Erläuterung der Fehlerursache
- Bereitstellung einer korrigierten und fehlerfreien XML-Datei
HLB Stückmann berät Sie darüber hinaus in weiteren Fragen Ihres Rechnungsausgangsprozesses – von der zutreffenden umsatzsteuerlichen Beurteilung des Umsatzes über die richtige Abbildung in der Buchhaltung bis hin zur Archivierung.
Was wir von Ihnen benötigen
Auf Basis Ihrer Ausgangsrechnungen simulieren wir die Rechnungsprüfung bei Ihren Kunden. Daher benötigen wir von Ihnen Testrechnungen, die möglichst viele Varianten der Rechnungsstellung bei Ihnen abdecken. Optional entwickeln wir mit Ihnen gemeinsam eine Übersicht der verschiedenen Varianten im Rahmen eines kurzen Workshops. Die Simulationsergebnisse stellen wir übersichtlich dar. Auf dieser Basis können Sie diese auswerten und die nächsten Schritte bis hin zur Erstellung einer rechtssicheren E-Rechnung einleiten. Optional stehen wir Ihnen bei der tiefer gehenden Fehleranalyse und weiteren Optimierung der Rechnungsprozesse zur Verfügung.
Keine falschen Ausgangsrechnungen mit HLB E-Rechnungs-Fit OUT
HLB E-Rechnungs-Fit IN
Egal in welchem Datenformat (ZUGFeRD, XRechnung oder auch ein anderes Format wie etwa EDI) die E-Rechnung Ihres Lieferanten bei Ihnen eingeht: Die Datenstruktur muss den Anforderungen der E-Rechnung entsprechen. Der Einsatz von technischen Lösungen ist unabdingbar. Aber erkennt Ihre Softwarelösung die relevanten Fehler?
Mit HLB E-Rechnungs-Fit IN können Sie den Härtetest machen. Wir stellen Testrechnungen zur Verfügung. Durch eine Lösungsmatrix können Sie überprüfen, ob Ihre Softwarelösung die in den Testrechnungen enthaltenen Fehler erkennt. Auf dieser Basis können notwendige Maßnahmen zur Verbesserung des Rechnungsprüfungsprozesses eingeleitet werden.
E-Rechnungstestpaket für Deutschland:
- Über 100 umsatzsteuerlich relevante Testrechnungen zur umsatzsteuerlichen Validierung und Prüfung
- Excel-Matrix zur Analyse von Testrechnungen mit XML-Manipulationen und erwarteten Validierungsergebnissen
- Strukturierte Prüfung auf Format-, Geschäftsregel- und Inhaltsfehler nach dem BMF-Schreiben vom 15.10.2025
Optional stehen wir Ihnen zur weiteren Analyse zur Verfügung und entwickeln mit Ihnen gemeinsam Lösungsstrategien, um den Rechnungseingangsprozess zu optimieren.
Was wir von Ihnen benötigen
Zur Erstellung der Testrechnungen benötigen wir von Ihnen lediglich einige Informationen zu Stammdaten, z. B. den Namen und die vollständige Anschrift des Rechnungsempfängers. Innerhalb kurzer Zeit werden die Testrechnungen erstellt und per E-Mail zugestellt.
Zusätzlich erhalten Sie eine Lösungsmatrix, mit der Sie die Auswertung des Testlaufs vornehmen können. Optional unterstützen wir Sie bei den weitergehenden Maßnahmen zur Sicherstellung eines rechtssicheren Rechnungseingangsprozesses.
Wie stellt man sicher, dass eine E-Rechnungssoftware EN-16931-konform ist?
HLB E-Rechnungs-Fit*:
Ihre Vorteile auf einen Blick
- Maximale Sicherheit für Ihre E-Rechnungsprozesse
- Minimierung steuerlicher Risiken
- Reduzierung administrativer Aufwände
- Vermeidung von Liquiditätslücken
- Zukunftssicherheit mit Blick auf die weiteren gesetzlichen Entwicklungen bis 2027
* powered by unserem Kooperationspartner greenfield Steuerberatungsgesellschaft mbH
Veröffentlicht:
06.05.2026
HLB E-Rechnungs-Fit
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