Änderungen bei den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung und zum Datenzugriff (GoBD)
Veröffentlicht: 19. November 2024
aus
Steuern & Wirtschaft aktuell 4-2024
Von:
André Schneider
Am 11.3.2024 hat das Bundesfinanzministerium wichtige Neuerungen bei den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern und Daten (kurz: GoBD) veröffentlicht. Die vorgenommenen Anpassungen, die vor allem die fortschreitende Digitalisierung widerspiegeln, betreffen Unternehmen jeder Größe und erfordern neue Maßnahmen zur Sicherstellung der Konformität mit steuerrechtlichen Anforderungen.
Die am 11.3.2024 vom Bundesfinanzministerium veröffentlichten Neuerungen bei den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern und Daten (kurz: GoBD) umfassen im Wesentlichen folgende Änderungen:
- Der bisherige Begriff „Datenträgerüberlassung“ wurde durch „Datenüberlassung“ ersetzt. Dies ermöglicht es Unternehmen, steuerrelevante Daten nicht mehr ausschließlich über physische Datenträger wie USB-Sticks oder Festplatten zu übergeben, sondern auch über Cloud-Plattformen. Damit reagiert der Gesetzgeber auf aktuelle technische Entwicklungen, die eine schnellere und flexiblere Datenbereitstellung ermöglichen. Eine Verarbeitung und Aufbewahrung der Daten ist auch auf mobilen Datenverarbeitungssystemen der Finanzbehörden unabhängig von deren Einsatzort zulässig. Die Finanzbehörde ist jedoch nicht berechtigt, selbst Daten aus dem Datenverarbeitungssystem herunterzuladen oder Kopien vorhandener Datensicherungen vorzunehmen.
- Zusätzlich wurde ein neuer Anhang zur Datenüberlassung aufgenommen, der detaillierte Informationen zu den zulässigen Datenaustauschformaten und digitalen Schnittstellen enthält. Einige ältere Dateiformate, wie etwa ASCII-Druckdateien oder EBCDIC, werden nach dem 31.12.2024 nicht mehr akzeptiert. Damit soll die Einheitlichkeit der digitalen Datenübermittlung sichergestellt werden.
- Zur Erfüllung der Journalfunktion und zur Ermöglichung der Kontenfunktion sind bei der Buchung nun auch die folgenden Angaben zu erfassen oder bereitzustellen: Kontoart (Aktiva, Passiva, Kapital, Aufwand, Ertrag, sonstige) und Kontotyp (Bilanz, GuV, Debitor, Kreditor, steuerlicher Gewinn / außerbilanzielle Zu- und Abrechnungen, sonstige)
- Die Antragspflicht entfällt, wenn elektronische Bücher und sonstige erforderliche elektronische Aufzeichnungen im europäischen Ausland geführt und aufbewahrt werden. Bei Führung und Aufbewahrung im Drittland ist weiterhin ein Antrag bei den Finanzbehörden notwendig.
Die Verpflichtung zur Erstellung einer Verfahrensdokumentation bleibt bestehen. Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre IT-gestützten Buchführungssysteme inklusive der wesentlichen Schnittstellen und Geschäftsprozesse nachvollziehbar dokumentiert sind.
Die Verantwortlichkeit für die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung liegt allein beim Steuerpflichtigen. Dies gilt auch, wenn Komponenten der Buchhaltung an Dritte ausgelagert sind, beispielsweise bei
- Beauftragung von Dienstleistern oder Shared-Service-Anbietern,
- Auslagerung an Rechenzentren,
- Betrieb in einer externen Cloud,
- Einsatz von Software as a Service (z. B. zur Digitalisierung und Abrechnung von Reisekostenbelegen) und
- externer Belegarchivierung.
FAZIT
Die vorgenommenen Änderungen unterstreichen den Trend zur Digitalisierung im Steuerrecht und erfordern von Unternehmen eine stärkere Anpassung ihrer IT-Systeme sowie eine Verfahrensdokumentation ihrer Prozesse. Bei der Auslagerung von Geschäftsprozessen empfehlen wir, diese Dienstleister explizit auf die Einhaltung der entsprechenden Vorschriften zu verpflichten bzw. geeignete Konformitätsnachweise einzuholen.
Unsere Autorinnen und Autoren des Beitrags beraten Sie gerne zu Ihren persönlichen Fragen.
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