Pflicht zur Erstellung und Einreichung von E-Rechnungen bei Behörden der Bundesverwaltung

Über die europäische Norm EN 16931 wurde Inhalt und Format von E-Rechnungen europaweit einheitlich definiert. Die Bundesverwaltung akzeptiert daher seit dem 27. November 2020 nur noch elektronische Rechnungen, die dieser Norm entsprechen und konform sind. Laut der E-RechV soll in Deutschland vorrangig der Datenstandard XRechnung verwendet werden. Aber auch das ZUGFeRD-Format ab der Version 2.1.1 (Profil XRECHNUNG) erfüllt die EN 16931 und wird daher von der Bundesverwaltung entgegengenommen und weiterverarbeitet.

Unternehmen werden zur Übermittlung von E-Rechnungen grundsätzlich zwei Rechnungseingangsplattformen zur Verfügung gestellt:

• Die zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE) dient zur Übermittlung von E-Rechnungen an die unmittelbare Bundesverwaltung (u.a. Bundesämter und Bundesministerien).
• Die OZG-konforme Rechnungseingangsplattform des Bundes (OZG-RE = Onlinezugangsgesetz-Rechnungseingang) dient zur Übermittlung an Einrichtungen/Behörden der mittelbaren Bundesverwaltung (u.a. verschiedene Bundesländer oder Stiftungen).

Über folgende drei Übertragungskanäle können Unternehmen E-Rechnungen an die Bundesverwaltung übermitteln:

• Weberfassung und Hochladen von E-Rechnungen direkt auf der jeweiligen Plattform
• Übermittlung via E-Mail
• Übertragen via Webservice Peppol

Bei der Erstellung von E-Rechnungen ist zudem darauf zu achten, dass die sogenannte Leitweg-ID grundsätzlich mit angegeben wird. Diese ID dient der richtigen Zuordnung des Rechnungsempfängers und dessen entsprechendem Rechnungssystem. Im Rahmen von öffentlichen Beauftragungen werden die Leitweg-IDs seitens der Behörden an die Unternehmen kommuniziert.

Die E-Rechnung bietet viele Vorteile gegenüber der papierbasierten Rechnungsstellung - wirtschaftlich, ökologisch und digital:

• Verkürzte Durchlaufzeiten für eine schnellere Rechnungsbearbeitung, Senkung der Kosten im eigenen Rechnungswesen
• Vereinfachte Rechnungsstellung, Zustellung der Rechnung an den Kunden nach wenigen Sekunden, somit auch schnellere Begleichung sowie Liquiditäts- und Kostenvorteile
• Schonung der Umwelt durch weniger Papier- und Tonerverbrauch, Druckerverschleiß sowie dem Wegfall von Transportwegen
• Digitale Rechnungen fügen sich in die Prozessabläufe von digitalen Systemen moderner Unternehmen optimal ein und führen zur Automatisierung der Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung.
• Direkte und zeitgleiche Verfügbarkeit der Rechnung in allen Fachabteilungen
• Deutlich weniger Aufwand für Suche oder Fertigen von Kopien, falls Rückfragen auftreten oder Sachverhalte recherchiert werden müssen
• Möglichkeit, Zugang zu größeren Geschäftspartnern zu bekommen, weil diese schon heute immer mehr Prozesse vollständig digital abwickeln

Noch ist die elektronische Rechnung außerhalb der Bundesverwaltung nicht durchgängig verpflichtend, doch immer mehr größere Unternehmen werden schnell nachziehen und diese von ihren Lieferanten und Dienstleistern einfordern, sobald sich der Standard bei den Behörden durchgesetzt hat. Auch Unternehmen, die noch nicht für die öffentliche Hand arbeiten, sollten dies als Chance nutzen, die eigenen Prozesse zu analysieren und zu überarbeiten. Für einen langfristigen Erfolg reicht es nicht aus, nur die technischen Anforderungen zu erfüllen, Software zu installieren oder PDF-Rechnungen per E-Mail zu versenden.

Der gesamten Rechnungsprozess ist zu optimieren - von der Rechnungserstellung, Versendung, Entgegennahme bis hin zur digitalen Rechnungseingangsbearbeitung und -prüfung. Besitzen Unternehmen keine eigene IT-Abteilung oder benötigen Unterstützung bei der Umstellung, kann dies auch von Wirtschaftsprüfern/Steuerberatern übernommen werden. Diese haben sich bereits auf die elektronische Verarbeitung von Rechnungen eingestellt, kennen die dazugehörigen IT-Prozesse und können bei der Umstellung Unterstützung leisten.