Aufbau und Prüfung einer GoBD-Verfahrensdokumentation

Veröffentlicht: 1. Dezember 2022 aus Steuern & Wirtschaft aktuell

Der Trend zur Digitalisierung von Geschäftsprozessen ist ungebrochen. Dies betrifft vor allem die Einführung von Verfahren zur Digitalisierung von Belegen und Arbeitsabläufen sowie zur Belegarchivierung mit dem Ziel, eingehende Papierbelege vernichten zu können. Vor diesem Hintergrund erarbeitete das Institut der Wirtschaftsprüfer einen Prüfungshinweis, um der ständig wachsenden Nachfrage nach Compliance-Prüfungen zu Beurteilung der Einhaltung der Vorgaben des Bundesfinanzministerium zu den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (kurz: GoBD) gerecht zu werden.

Durch die zunehmende Digitalisierung der End-to-End-Abwicklung von Geschäftsprozessen - wie z.B. Procurement-to-Pay oder Order-to-Cash - erhöht sich die Anzahl betroffener Systeme und Komponenten und damit die Komplexität (teil-) automatisierter Verfahren. Auch die Vielzahl von unterschiedlichen Rechnungs- und Schnittstellenformaten erschweren eine optimale Ausgestaltung und Übersicht der digitalen Prozesse und Freigabeverfahren.

Die Wahrscheinlichkeit steigt, dass Betriebsprüfer Fehler im Datenverarbeitungsprozess finden, wenn keine entsprechenden qualitätssichernden Maßnahmen ergriffen werden. Um die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit zu gewährleisten, ist eine GoBD-konforme Ausgestaltung und Dokumentation der Verfahren – sofern nicht bereits geschehen - dringend zu empfehlen.

Diese faktische Dokumentationspflicht wird zwar von vielen Unternehmen als zusätzliche bürokratische Anforderung wahrgenommen. Eine klare, konsistente und übersichtliche Dokumentation der wesentlichen rechnungslegungsrelevanten Prozesse bietet jedoch auch die Chance, die Transparenz des Datenverlaufs zu erhöhen, Fehlerquellen zu minimieren, Wissensmonopole abzubauen und den Reifegrad im Unternehmen zu erhöhen.

Im Rahmen einer GoBD-Prüfung werden abteilungsübergreifend Prozesse, IT-Systeme und Komponenten, Rechnungs- und Schnittstellenformate sowie deren Verarbeitungs- und Archivierungsprozesse aufgenommen und analysiert. Hierbei bietet die Prüfung die Chance, unternehmensinterne Prozesse optimaler zu gestalten, die Qualität des Internen Kontrollsystems zu erhöhen und durch die Nutzung von Digitalisierungs- und Automatisierungspotentialen in den Prozessen Effizienzen zu heben.

Der Prüfungshinweis des Instituts der Wirtschaftsprüfer (IDW PH 9.860.4) bildet hierbei eine gute und umfassende Grundlage für die GoBD-Compliance Prüfung. Er kann auch als strukturierte Vorgabe zum Aufbau einer Verfahrensdokumentation genutzt werden.

Die Kataloge des Prüfungshinweises sind wie folgt modularisiert, wobei das Basiselement unverzichtbarer Teil der Prüfung ist:

• Basiselement - Verfahrensdokumentation und generelle IT-Kontrollen
• Ergänzungselement (1) - Belegeingang
• Ergänzungselement (2) - Elektronischer Belegausgang
• Ergänzungselement (3) - Elektronische Aufbewahrung
• Ergänzungselement (4) - Datenzugriff der Finanzverwaltung

Fazit:

Der Aufbau einer GoBD-konformen Verfahrensdokumentation sollte bei Unternehmen mit digitalisierten Geschäfts- und Abrechnungsprozessen in komplexen Systemumgebungen präventiv durchgeführt werden, um dem Risiko von steuerlichen Nachteilen entgegenzuwirken. Gleichzeitig kann diese Dokumentation intern genutzt werden, um die Rechnungs- und Freigabeprozesse weiter zu optimieren, die Datenqualität zu erhöhen und hiermit auch schnellere Bearbeitungszeiten zu erzielen.