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Verschärfte Anforderungen für das Vorliegen von Sachbezügen

Veröffentlicht: 23. März 2022

Zum 1.1.2022 sind die Anforderungen für das Vorliegen von Sachbezügen in Abgrenzung zu Geldleistungen deutlich verschärft worden. Hiervon betroffen sind insbesondere Gutscheine und Geldkarten. Die Finanzverwaltung hat die diesbezüglichen Verwaltungsvorschriften in einem am 15.3.2022 veröffentlichten BMF-Schreiben aktualisiert.

1. Gutscheine und Geldkarten

Nach der aktuellen Gesetzeslage sind Gutscheine und Geldkarten dann als Sachbezug anzusehen, wenn sie

  • ausschließlich zum Bezug von Waren oder Dienstleistungen beim Arbeitgeber oder bei einem Dritten berechtigen
    UND

  • die Kriterien des § 2 Absatz 1 Nr. 10 Zahlungsdiensteaufsichtsgesetz (ZAG) erfüllen.


Werden Gutscheine oder Geldkarten im Rahmen der Sachbezugsfreigrenze von 50 € pro Monat an die Arbeitnehmer übergeben, müssen zusätzlich zu den beiden genannten Bedingungen noch die Zusätzlichkeitsvoraussetzungen des § 8 Abs. 4 EStG erfüllt sein, damit der Sachbezug steuer- und beitragsfrei bleibt.

Im Schreiben vom 15.3.2022 führt die Finanzverwaltung die konkreten Bedingungen aus, die aufgrund der Heranziehung der Regelungen des ZAG zum Vorliegen von Sachbezügen zu erfüllen sind. Des Weiteren greift das BMF-Schreiben auch Gestaltungsideen sowie Praxisprobleme auf.

Auf folgende Neuerungen möchten wir in diesem Zusammenhang hinweisen:

  • Auch wenn Gutscheine/Geldkarten an den Arbeitnehmer übergeben werden, die nur gegen andere Gutscheine oder Geldkarten eingelöst werden können (z.B. auf Gutscheinportalen) ist grundsätzlich Barlohn und kein Sachbezug anzunehmen.

    Eine Ausnahme gilt nur bei besonderen technischen Vorkehrungen, durch die sichergestellt ist, dass die Einlösung nur gegen Gutscheine erfolgen, die ebenfalls die o.g. Voraussetzungen erfüllen. Alternativ kann auch so vorgegangen werden, dass dem Arbeitnehmer das Guthaben erst nach Auswahl des Gutscheins bzw. der Geldkarte zur Verfügung gestellt wird.

  • Ein begrenzter Kreis an Akzeptanzstellen im Sinne des § 2 Absatz 1 Nr. 10 Buchstabe a ZAG liegt vor, wenn die Gutscheine/Geldkarten zum Einkauf bei einem Einkaufs- oder Dienstleistungsverbund berechtigen (z.B. in einer Region), der unmittelbar räumlich angrenzende zweistellige Postleitzahlenbezirke umfasst.

    Beispiel:
    Das Postleitzahlengebiet 33… umfasst die Städte Bielefeld, Gütersloh und Paderborn und alle weiteren Bezirke zwischen 33000 und 33999

2. Durchlaufende Gelder und Auslagenersatz

  • Erhält der Arbeitnehmer Geld, um Waren oder Dienstleistungen zu erwerben oder werden ihm verauslagte Kosten erstattet und hat der Arbeitnehmer ein eigenes Interesse an den bezogenen Waren oder Dienstleistungen, dann bleibt dieser Zufluss grundsätzlich nicht steuerfrei nach § 3 Nr. 50 EStG.

  • Abweichend von dieser generellen Regelung kann sogenannter Auslagenersatz und damit Steuerfreiheit jedoch dann bestehen, wenn der Arbeitnehmer durch die Verauslagung zwar selbst Sachbezüge erhält, aber auf Rechnung des Arbeitgebers gehandelt hat. Kennzeichnend für den Auslagenersatz ist, dass der Arbeitgeber das Risiko der Ausgaben trägt.

    Beispiel:

    Ein Arbeitnehmer wird vom Arbeitgeber beauftragt, im Anschluss an eine Fortbildung die Kosten für einen Bowling-Abend zu verauslagen. Obwohl auch der Arbeitnehmer den Vorteil (aus der Teilnahme) erhält, liegt steuerfreier Auslagenersatz vor und der Vorteil ist als Sachbezug zu bewerten.

Fazit:

Arbeitgeber, die Geldkarten oder Gutscheine nutzen, z.B. im Rahmen der monatlichen 50 €-Sachbezugsfreigrenze, sollten prüfen, ob die Anforderungen an das Vorliegen von Sachbezügen auf Basis der verschärften Regelungen weiterhin erfüllt sind, und ob die Gutscheine/Geldkarten zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt werden. Liegen die Bedingungen nicht vor, besteht keine Steuerfreiheit, wodurch entsprechende Lohnsteuer- und Sozialversicherungspflicht eintritt.

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  • Dipl.-Kfm.
    Anna Margareta Gehrs

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  • Dipl.-Finanzw. (FH)
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