Ablauf von Aufbewahrungsfristen und Entsorgung von Unterlagen im Jahr 2025
Veröffentlicht: 24. Februar 2025
aus
Steuern & Wirtschaft aktuell 1-2025
Von:
Claudia Surkamp
Unternehmen müssen ihre betrieblichen Unterlagen aufgrund gesetzlicher Regelungen sechs, acht bzw. zehn Jahre aufbewahren. Auch Privatpersonen mit bestimmten Einkünften müssen Unterlagen sechs Jahre aufbewahren. Nach Ablauf dieser Fristen können im Jahr 2025 die nachfolgend aufgeführten Dokumente vernichtet werden.
Unternehmen dürfen ab dem 1.1.2025 folgende Buchhaltungsunterlagen entsorgen bzw. auf elektronischen Datenträgern löschen:
- Aufzeichnungen der Jahre 2014 und früher
- Inventare, die bis zum 31.12.2014 aufgestellt worden sind
- Bücher, Journale und Konten, in denen die letzten Eintragungen im Jahr 2014 oder früher erfolgt sind
- Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen und Lageberichte, die im Jahr 2014 oder früher aufgestellt worden sind
- Buchungsbelege aus dem Jahr 2016 oder früher
- empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe und Kopien der versandten Handels- oder Geschäftsbriefe, die 2018 oder früher empfangen bzw. versandt wurden
- sonstige für die Besteuerung bedeutsame Unterlagen aus dem Jahr 2018 oder früher
Hierbei sind allerdings die Fristen für die Steuerfestsetzung zu beachten. Die vorstehend genannten Unterlagen dürfen daher nicht vernichtet werden, wenn sie noch von Bedeutung sind, z. B.
- für eine begonnene steuerliche Betriebsprüfung,
- für anhängige steuerstraf- oder bußgeldrechtliche Ermittlungen,
- für ein schwebendes oder aufgrund einer Betriebsprüfung zu erwartendes Rechtsbehelfsverfahren,
- zur Begründung von Anträgen an das Finanzamt oder
- bei vorläufigen Steuerfestsetzungen für diese Jahre.
Bei einer Umstellung des Datenverarbeitungssystems dürfen Daten des Altsystems, die älter als fünf Jahre sind, auf einem maschinell auswertbaren Datenträger gespeichert werden. Sie müssen nicht in dem Altsystem vorgehalten werden. Bei einer Systemumstellung in den Jahren bis 2019 können die mit dem Altsystem erzeugten Daten der Jahre 2015 bis 2019 also auf einem maschinell auswertbaren Datenträger gespeichert werden.
Die sechsjährige Aufbewahrungsfrist für Privatpersonen gilt, wenn deren Einkünfte aus nicht selbstständiger Arbeit, Vermietung und Verpachtung, Kapitalvermögen und aus sonstigen Einkunftsquellen insgesamt 500.000 € im Kalenderjahr übersteigen. Ab dem 1.1.2025 dürfen entsprechende Aufzeichnungen und Unterlagen aus dem Jahr 2018 und früher vernichtet werden, wenn diese für laufende Verfahren nicht mehr von Bedeutung sind.
HINWEIS
Die Frist für die Aufbewahrung von Buchungsbelegen wurde ab dem 1.1.2025 von zehn auf acht Jahre verkürzt. Die Einkunftsgrenze für die sechsjährige Aufbewahrungsfrist für Privatpersonen wird ab dem 1.1.2027 von 500.000 € im Jahr
auf 750.000 € im Jahr angehoben.
Unsere Autorinnen und Autoren des Beitrags beraten Sie gerne zu Ihren persönlichen Fragen. Mehr zum Bereich:
