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Betriebsveranstaltung: BFH bezieht "No-Show-Kosten" in die Versteuerung ein

Veröffentlicht: 23. Juli 2021

Nehmen angemeldete Arbeitnehmer nicht an der Betriebsveranstaltung teil, dürfen die auf sie entfallenden Kosten (z.B. Menüpauschale) nicht aus den Gesamtkosten der Veranstaltung herausgerechnet werden. Für die Prüfung der Versteuerung einer Zuwendung an die Arbeitnehmer sind die Gesamtkosten auf die tatsächlichen Teilnehmer zu verteilen.

Seit dem Jahr 2015 ist gesetzlich geregelt, wie die Höhe der Zuwendung an Arbeitnehmer aus der Teilnahme an einer Betriebsveranstaltung zu ermitteln ist (§ 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a EStG). Danach werden alle Aufwendungen des Arbeitgebers einschließlich Umsatzsteuer zusammengerechnet und durch die Anzahl der tatsächlichen Teilnehmer geteilt. Der auf Begleitpersonen entfallende Gesamtkostenanteil wird dem jeweiligen Arbeitnehmer zugerechnet. Für den Arbeitnehmer darf für bis zu zwei Veranstaltungen im Jahr jeweils ein Freibetrag von bis zu 110 € von der Zuwendung gekürzt werden. Verbleibt nach dem Abzug des Freibetrags ein Vorteil, so kann dieser pauschal mit 25% Lohnsteuer (§ 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 EStG) zzgl. Solidaritätszuschlag und ggf. pauschaler Kirchensteuer versteuert werden und bleibt dann sozialversicherungsfrei.

Da es laut Gesetzgeber auf die tatsächlichen und nicht auf die angemeldeten Teilnehmer ankommt, kann es zum Entstehen einer steuerpflichtigen Zuwendung kommen, auch wenn dies im Vorfeld nicht geplant war. Je geringer die tatsächliche Teilnehmerzahl ist, desto höher wird der zuzurechnende Vorteil bei gleichbleibenden Kosten des Arbeitgebers.

Das Finanzgericht Köln (Urteil vom 27.6.2018, Az.: 3 K 870/17) entschied, dass sog. "No-Show-Kosten", also vergebliche Kosten für nicht anwesende Personen, nicht zu einer Steigerung der wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit der tatsächlich teilnehmenden Arbeitnehmer führt. Somit seien die auf die fehlenden Personen entfallen Kostenanteile nicht in die Versteuerung einzubeziehen.

Der Bundesfinanzhof (Urteil vom 29.4.2021, Az. VI R 31/18) folgt jedoch der Auffassung der Finanzverwaltung (vgl. BMF-Schreiben vom 14.10.2015, BStBl I 2015 S. 832) und legt sämtliche Aufwendungen des Arbeitgebers auf die tatsächlichen Teilnehmer um. Der Gesetzgeber hat sich insoweit einer rechtlich zulässigen typisierenden, generalisierenden und pauschalierenden Regelung bedient.

Fazit

Da der Bundesfinanzhof der Finanzverwaltung mit seiner Zustimmung zur pauschalierten Beurteilung der Betriebsveranstaltung den Rücken gestärkt hat, sollten Arbeitgeber die Veranstaltungen noch genauer planen und insbesondere die tatsächlichen Teilnehmer aufzeichnen. Anderenfalls könnte der Lohnsteueraußenprüfung ein Schätzungsrahmen eröffnet werden, sodass die Teilnehmerzahl mangels Nachweises gekürzt wird.

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