Ablauf von Aufbewahrungsfristen und Entsorgung von Unterlagen in 2022

Veröffentlicht: 9. Dezember 2022 aus Steuern & Wirschaft aktuell

Unternehmen müssen ihre betrieblichen Unterlagen aufgrund gesetzlicher Regelungen sechs bzw. zehn Jahre aufbewahren. Auch Privatpersonen mit bestimmten Einkünften müssen Unterlagen zu ihren Einkünften sechs Jahre aufbewahren. Nach Ablauf dieser Fristen können im Jahr 2022 die nachfolgend aufgeführten Dokumente vernichtet werden.

Unternehmen dürfen ab dem 1.1.2022 folgende Buchhaltungsunterlagen entsorgen bzw. auf elektronischen Datenträgern löschen:

• Aufzeichnungen der Jahre 2011 und früher,
• Inventare, die bis zum 31.12.2011 aufgestellt worden sind,
• Bücher, Journale und Konten, in denen die letzten Eintragungen im Jahr 2011 oder früher erfolgt sind,
• Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen und Lageberichte, die im Jahr 2011 oder früher aufgestellt worden sind,
• Buchungsbelege aus dem Jahr 2011 oder früher,
• empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe und Kopien der versandten Handels- oder Geschäftsbriefe, die 2015 oder früher empfangen bzw. versandt wurden, und
• sonstige für die Besteuerung bedeutsame Unterlagen aus dem Jahr 2015 oder früher.

Hierbei sind allerdings die Fristen für die Steuerfestsetzung zu beachten. Die vorstehend genannten Unterlagen dürfen daher nicht vernichtet werden, wenn sie noch von Bedeutung sind, z.B.

• für eine begonnene steuerliche Betriebsprüfung,
• für anhängige steuerstraf- oder bußgeldrechtliche Ermittlungen,
• für ein schwebendes oder aufgrund einer Betriebsprüfung zu erwartendes Rechtsbehelfsverfahren,
• zur Begründung von Anträgen an das Finanzamt oder
• bei vorläufigen Steuerfestsetzungen für diese Jahre.

Bei einer Umstellung des Datenverarbeitungssystems dürfen Daten des Altsystems, die älter als fünf Jahre sind, auf einem maschinell auswertbaren Datenträger gespeichert werden. Sie müssen nicht mehr in dem Altsystem vorgehalten werden. Bei einer Systemumstellung in den Jahren bis 2016 können die mit dem Altsystem erzeugten Daten der Jahre 2012 bis 2016 jetzt also auf einem maschinell auswertbaren Datenträger gespeichert werden.

Die sechsjährige Aufbewahrungsfrist für Privatpersonen gilt, wenn deren Einkünfte aus nicht selbständiger Arbeit, Vermietung und Verpachtung, Kapitalvermögen und aus sonstigen Einkunftsquellen insgesamt 500.000 € im Kalenderjahr übersteigen. Ab dem 1.1.2022 dürfen entsprechende Aufzeichnungen und Unterlagen aus dem Jahr 2015 und früher vernichtet werden, wenn diese für laufende Verfahren nicht mehr von Bedeutung sind.

Hinweis:

In Zweifelsfällen sollten Unterlagen vorsorglich länger als sechs bzw. zehn Jahre aufbewahrt werden.