Aufbewahrungs- und Herausgabepflicht von E-Mails in der Betriebsprüfung

Handels- und Geschäftsbriefe sowie sonstige Unterlagen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, müssen geordnet aufbewahrt werden. Auch E-Mails können diese Anforderungen erfüllen, sofern sie steuerlich relevante Informationen enthalten.

Der Bundesfinanzhof entschied am 30.4.2025, dass E-Mails als Handels- und Geschäftsbriefe gelten können und dann auch aufbewahrungs- und vorlagepflichtig sind. Allerdings darf die Finanzverwaltung in einer Betriebsprüfung kein Gesamtjournal aller E-Mails verlangen. Zulässig bleibt die Anforderung steuerlich relevanter E-Mails „en bloc“, sofern das sog. Erstqualifikationsrecht des Steuerpflichtigen gewahrt bleibt. Das bedeutet, dass nicht die Finanzverwaltung pauschal entscheidet, welche E-Mails herauszugeben sind, sondern das Unternehmen die erste Auswahl und Qualifikation der relevanten Dokumente trifft. Erst danach kann der Betriebsprüfer diese Auswahl überprüfen, Nachfragen stellen oder weitere Unterlagen anfordern.

Unternehmen sollten ihre E-Mail-Archivierung prüfen und ggf. neu organisieren. E-Mails mit steuerlich relevanten Inhalten sollten identifiziert, selektiv aufbewahrt und abgelegt werden, sodass sie bei Bedarf vorlegbar sind. Dies erfordert klare Prozesse, technische Lösungen zur Filterung und ggf. die Schwärzung sensibler Daten. Eine Dokumentation dieser Maßnahmen kann dabei helfen, die Anforderungen der Finanzverwaltung zu erfüllen und gleichzeitig Datenschutz sowie Geschäftsgeheimnisse zu wahren.

Die Entscheidung des Bundesfinanzhofs verschafft den Unternehmen ein wenig mehr Rechtssicherheit vor pauschalen Abfragen der Betriebsprüfer nach E-Mails oder Journalen. Das ist von Bedeutung gerade bei Anfragen im Zusammenhang mit Verrechnungspreisen und deren Zustandekommen. Allerdings muss der Steuerpflichtige sein Erstqualifikationsrecht auch ausüben. Unternehmen sollten frühzeitig ein E-Mail-Management-Konzept etablieren, um steuerlich relevante Kommunikation revisionssicher aufzubewahren und bei Bedarf nur die relevanten E-Mails vorlegen zu müssen.