Ablauf von Aufbewahrungsfristen und Entsorgung von Unterlagen im Jahr 2026

Unternehmen dürfen seit dem 1.1.2026 folgende Buchhaltungsunterlagen entsorgen bzw. auf elektronischen Datenträgern löschen:

• Aufzeichnungen der Jahre 2015 und früher
• Inventare, die bis zum 31.12.2015 aufgestellt worden sind Bücher, Journale und Konten, in denen die letzten Eintragungen im Jahr 2015 oder früher erfolgt sind
• Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen und Lageberichte, die im Jahr 2015 oder früher aufgestellt worden sind
• Buchungsbelege aus dem Jahr 2017 oder früher
• empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe und Kopien der versandten Handels- oder Geschäftsbriefe, die 2019 oder früher empfangen bzw. versandt wurden
• sonstige für die Besteuerung bedeutsame Unterlagen aus dem Jahr 2019 oder früher

Hierbei sind allerdings die Fristen für die Steuerfestsetzung zu beachten. Die vorstehend genannten Unterlagen dürfen daher nicht vernichtet werden, wenn sie noch von Bedeutung sind, z.  B.

• für eine begonnene steuerliche Betriebsprüfung,
• für anhängige steuerstraf- oder bußgeldrechtliche Ermittlungen,
• für ein schwebendes oder aufgrund einer Betriebsprüfung zu erwartendes Rechtsbehelfsverfahren,
• zur Begründung von Anträgen an das Finanzamt oder
• bei vorläufigen Steuerfestsetzungen für diese Jahre.

Bei einer Umstellung des Datenverarbeitungssystems dürfen Daten des Altsystems, die älter als fünf Jahre sind, auf einem maschinell auswertbaren Datenträger gespeichert werden. Sie müssen nicht in dem Altsystem vorgehalten werden. Bei einer Systemumstellung in den Jahren bis 2020 können die mit dem Altsystem erzeugten Daten der Jahre 2016 bis 2020 also auf einem maschinell auswertbaren Datenträger gespeichert werden.