Qualitätssicherung bei der Einführung von ERP-Systemen

Veröffentlicht: 18. Mai 2022 aus Steuern & Wirtschaft aktuell

Die Einführungen von neuen Enterprise-Resource-Planning-Systemen (kurz: ERP-Systemen), wie z. B. SAP S/4HANA, verursachen erhebliche Risiken. Dies gilt auch für kleinere IT-Projekte, wie Datenmigrationen, Systemänderungen, Archivierungen und Kontenplanänderungen.

SAP S/4HANA bringt grundlegende Neuerungen mit sich. Durch eine hoch performante Datenbank („In-Memory-Technologie“) werden in Echtzeit vielfältige Informationen, Auswertungen und komplexe statistische Modelle für Analysen bereitgestellt.

Hierdurch werden Prozesse sowie die Art und Weise des Umgangs mit Daten erheblich verändert. Neue Datenbankstrukturen und Tabellen müssen aufgebaut werden, vorhandene Stammdaten werden bereinigt und harmonisiert.

Die Projektleitung solcher IT-Umstellungen muss sicherstellen, dass die (Daten-)Übernahmen oder Konvertierungen vollständig, richtig, zeitgerecht, sicher und nachvollziehbar erfolgen.

Die wichtigsten Themen hierbei sind:

• Für einen Vorher-nachher-Abgleich ist die Dokumentation innerhalb einer Mapping-Tabelle empfehlenswert. Dieser dient später als Konvertierungsnachweis, dass also Datenstrukturen und -formate richtig und vollständig erhoben und sachgerecht in Mapping-Strukturen umgesetzt wurden.
• Bestimmte Systemauswertungen und Bestandslisten können in den geänderten Systemen nicht mehr nachträglich zu bestimmten vergangenen Stichtagen erstellt werden und sind daher vor der Umstellung als Drucklisten (PDF-Exporte) zu generieren und sicher aufzubewahren.
• Geeignete Abstimmhandlungen, durchgeführte Testszenarien, Funktionsprüfungen, Fehlerbereinigungen und Freigaben der Fachbereiche sind als Tätigkeitsnachweise und zum Nachweis der Vollständigkeit zu dokumentieren.
• Das Customizing stellt umfangreiche Eingriffe und Änderungen in Programmabläufe(n) dar, die zeitlich über den gesamten Projektverlauf erfolgen. Eine Nachvollziehbarkeit kann über geeignete Konzepte, Soll-Vorgaben, Programmierfreigaben und Dokumentation in einem Change-Register unterstützt werden. Erfolgte Abweichungen vom Programmstandard sind somit leichter identifizierbar und erkennbar.
• Hierbei sollte grundsätzlich auch eine restriktive Berechtigungsvergabe für Direkt-Änderung von Stammdaten und zur Parametrisierung von Tabellen erfolgen.
• Ein neues Berechtigungskonzept hat Auswirkungen auf die Prozessverarbeitung und das interne Kontrollsystem und sollte im Vorfeld als Soll-Vorgabe definiert und erstellt werden.
• Das zukünftige EDV-System sollte bereits zum Tag der Produktivnahme die notwendigen regulatorischen Anforderungen erfüllen. Dies erfolgt über eine ordnungsmäßige Parametrisierung der Systemeinstellungen vor dem eigentlichen Produktivbetrieb.
• Geeignete Back-up-Szenarien und Wiederanlaufverfahren sind vor Inbetriebnahme der Produktivumgebung aufzusetzen. Sie beinhalten auch die Definition von „Rollback“-Aktivitäten im Falle einer fehlerhaften Umstellung.
• Das Archivierungsverfahren für das Altsystem muss die Unveränderbarkeit der Altdaten gewährleisten, Aufbewahrungspflichten erfüllen und weiterhin GoBD-Auswertungen sowie erforderliche Datenabzüge ermöglichen.

Hinweis:

Für ein erfolgreiches Umstellungspro­jekt sind die Datenherkunft und die Datenqualität von großer Bedeutung. Eine gute Projektplanung beinhaltet geeignete Maßnahmen zur Qualitätssicherung, reduziert so systematisch und von Anfang an Projektrisiken und gewährleistet auf diese Weise die Funktionsfähigkeit der Geschäftsprozesse.