Auslagerung von IT-Systemen und Cloud-Nutzungen

aus Steuern & Wirtschaft aktuell

Im Zuge der fortschreitenden Digitalisierung sind viele Unternehmen bemüht, ihre IT-Systeme zu modernisieren. Eine Überführung der Daten und Anwendungen in die Cloud erscheint auf den ersten Blick als eine zukunftsorientierte Lösung, ist aber auch mit einigen Herausforderungen verbunden.

Der Vorteil der Cloud-Migration liegt nicht nur in der Modernisierung der Anwendungslandschaft und Standardisierung von Prozessen, sondern auch darin, sich von teuren eigenen Rechenzentren befreien zu können.

Eine große Schwierigkeit bei der Umstellung der IT auf ein modernes System ergibt sich bei veralteten oder stark individualisierten, historisch gewachsenen Systemen, aus denen sich die betriebsnotwendigen Daten kaum strukturiert exportieren lassen. Viele Unternehmen nutzen darum den mit einem Wechsel verbundenen Neuanfang, um vor der Datenübernahme eine gründliche Datenbereinigung und -restrukturierung durchzuführen. Ein wesentlicher Erfolgsfaktor ist hierbei, sich von nicht mehr benötigten Altdaten zu trennen, redundante Daten zu löschen und eine gute Datenqualität herzustellen.

Bei einem Wechsel der IT-Systeme sind die Aufbewahrungspflichten nach Handels- und Steuerrecht sowie die Vorgaben der europäischen Datenschutzgrundverordnung zu beachten. Hierbei betragen die Aufbewahrungsfristen je nach Art der Unterlagen zwischen sechs und zehn Jahren.

Wichtig ist hierbei, dass der Unternehmer das bisher verwendete Datenverarbeitungssystem mindestens fünf Jahre in Betrieb halten muss, sofern die Altdaten bei der Auslagerung nicht vollständig mit übernommen wurden. Für Geschäftsjahre nach Ablauf des fünften Kalenderjahres, das auf den Systemwechsel oder die Auslagerung folgt, ist es ausreichend, die steuerlich relevanten Daten ausschließlich auf einem maschinell auswertbaren Datenträger vorzuhalten. Für diese Altdaten muss also das vor der Migration verwendete IT-System nicht mehr funktionsfähig sein.

Die Daten aus dem Altsystem in geeigneter Weise strukturiert zusammenzustellen und auf auswertbaren Datenträgern zu speichern, stellt den Steuerpflichtigen oft vor große technische Herausforderungen.